結論：便利さより先に、送る範囲と止め方を決める#
社内ルールは『個人情報禁止』だけでは現場が判断できません。利用できる目的、情報区分、承認済みサービス、出力の確認、外部公開、事故報告を具体例と責任者つきで定めます。
この記事は一般的な確認手順です。個別の法的判断や安全認定ではありません。勤務先・学校・医療機関・顧客との契約や規程がある場合は、その手順を優先してください。
危険が生まれやすい3つの場面#
| 場面 | 起こり得る問題 | 確認すること |
|---|---|---|
| 全面禁止だけ | 隠れて使うシャドーAIが増える | 許可用途と相談先 |
| サービス名だけ許可 | 個人版・法人版・外部連携差を見落とす | プランと設定 |
| 出力確認なし | 誤情報や権利侵害を公開する | 人の確認責任 |
安全に進める5ステップ#
- 利用目的と対象部署、責任者、見直し日を記載する
- 公開・社内限定・機密・個人情報など入力区分を例示する
- 承認済みサービスをプラン・アカウント・接続機能まで指定する
- 事実確認、著作権、差別、外部公開の確認者を決める
- 誤入力・共有・アカウント侵害の報告窓口と初動を一枚にする
そのまま使う・加工する・使わないの判断表#
| 判断 | 対象例 | 条件・対応 |
|---|---|---|
| 許可 | 公開情報の要約・草案 | 出典確認と人の編集 |
| 条件付き | 社内資料・ソースコード | 承認済み環境と最小化 |
| 禁止 | 認証情報・無断の個人情報 | 例外は責任者の事前承認 |
よくある質問#
**そのまま配布できる規程ですか？**
いいえ。組織の契約、法務、情報区分、業界ルールへ合わせるための確認項目です。
**毎回上司の承認が必要？**
低リスクの定型用途まで毎回承認にすると形骸化します。用途と情報区分で事前許可の範囲を作ります。
確認した一次情報とこの記事の範囲#
公式情報の確認日：2026-10-14。サービスの設定・保持・契約条件は変更されます。実際に使うアカウントとプランの公式画面を最終確認してください。安全性の記事を悩み別に探す
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